Effektive møder er de bedste møder!
Tips til, hvordan du kan effektivere dine møder og opnå fuldt udbytte af din tid.
For at få et godt møde og overskueligt møde, skal man begynde i god tid og forbedrede sig ordenligt. Det vil sige, at man skal have mødedeltagere samt mødeoprettet klædt godt på til det pågældende møde. En rigtig god ide til forberedelsen er, at man sender e-mails ud til alle mødedeltagere, med information om dagens agenda. Det giver alle deltagere en chance for, at få læst op og være klar til et nyt møde. Forberedelsen er guld værd inden et møde starter, da det er med til at udfolde, hvordan dagens møde bliver afholdt. Sørg for at komme i god tid, så du kan nå at samle dine noter og dine tanker. Det dur ikke, hvis man kommer lige præcis til tiden og er stresset. Det påvirker din evne til, at fokusere og holde motivationen oppe under mødet. Når man kommer forbedret og kommer til tiden hjælper det med at bruge tiden fornuftigt. Tid er penge og tiden er essentiel på et møde. Brug derfor tiden på, at tage vigtige beslutninger i stedet for at diskutere eller stille unødvendige spørgsmål.
Det er vigtigt, at man bevare den gode tone under dialogen på mødet. Lad være med at angribe, ham/hende, som kommer med et budskab. Derimod kan man stille kritiske spørgsmål angående budskabet og ikke imod budbringeren. Det hjælper med, at holde den gode tone i lokalet og skaber ingen splid eller sure miner. Hvis der er dårlig stemning eller for mange uenigheder bliver mødet langtrukket eller stopper før tid. Det betyder, at man ikke kommer til bunds i, hvad man skulle og har derfor ikke et effektivt møde. Hold derfor ikke møder i dine møder! – Hold dig til dagens agenda og undgå, at snakke om andre irrelevante emner. Det kan man gøre før eller efter, for at undgå ineffektive møder.
Sssh! – Lad mig tale ud!
Er der noget mere irriterende end, at blive afbrudt år man taler? Undgå at afbryde hinanden når der bliver snakket. Det hjælper ikke at afbryde hinanden for at få et ord indført. Hver derimod stille og lad være med at komme med indvendinger hele tiden. Kommer man i tanke om et spørgsmål undervejs, så skriv det ned og husk på det. Brug i stedet for din tid på, at lytte og tænke over, hvad du vil sige når det bliver din tur. Det hjælper med at spare tid og gør mødet mere dialog venligt. Man bruger dyrebare minutter på at sidde og snakke i munden på hinanden. Ydermere er det vigtigt at man holder sig til tidsrammen. Er mødet sat til at tage 45 minutter, må det ikke overskride. Prøv derfor ikke at holde langtrukne møder lige inden frokost eller sidst på dagen, hvor medarbejderne har tankerne et andet sted. Inden frokost sidder folk og er sultne og tænker på, hvad de skal spise. Og sidst på dagen har de tankerne på, hvad der skal ske når de har fået fri.
Vælg dine effektive møder efter behov og hvad der er mest brug for. Der er ingen grund til, at invitere flere til mødet end nødvendigt. Det kan ikke svare sig, at have for mange mødedeltagere end der faktisk er brug for.
